RESPECT EACH OTHER

Learn It, Life It, Pass It On

Hallo semuaaaa !

Sudah bertemu siapa saja hari ini? Teman sebaya? Senior? Junior? Dosen? Staff? Atau bahkan OB? Sudah respekkah kalian terhadap mereka? Seberapa penting respek menurut kalian? Tahu gak sih kalau respek itu penting? Respek juga bisa membawa kesuksesan loooh...

Yuuukk, simak penjelasan singkat kami tentang “RESPECT EACH OTHER”

Respek atau peghormatan terhadap diri sendiri akan terlihat melalui apa yang kita lakukan. Orang lain akan bersikap kepada Anda sebagaimana Anda bersikap pada diri Anda sendiri. Oleh karena itu, sangat penting untuk meningkatkan respek kepada diri Anda sendiri dalam rangka menumbuhkan respek dari orang lain.

Pernah Anda perhatikan, mengapa sebagian orang tampak begitu mudah mendapatkan respek dari teman-teman sebayanya maupun dari orang yang lebih tua. Akan tetapi disisi lain juga ada sebagian orang yang sulit mendapatkan respek dari lingkungannya.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Mengapa seseorang bisa mendapatkan respek yang berbeda dengan orang lain?

Kuncinya adalah dengan “berpikir”. Cara berpikir seseoranglah yang membuatnya pantas mendapatkan respek dari orang-orang disekitarnya.

Kesuksesan pun tidak cukup hanya diukur dengan materi dan karir saja. Bahkan kesuksesan itu sama sekali tidak ada nilainya ketika kita masih belum bisa mendapatkan respek dari orang lain. Salah satu tanda kesuksesan dalam diri seseorang adalah adanya sikap menghargai yang datang dari orang lain.

"Respeklah terhadap sesama dan terhadap orang lain yang di mulai dengan menghormati diri Anda sendiri. Jika Anda sendiri tidak menghormati diri Anda, akan sulit untuk orang lain menghormati Anda. Jika orang lain menghormati Anda, hormati mereka kembali. Jika orang lain tidak menghormati Anda, tetap hormati mereka. Perlakukan orang lain sebagaimana anda ingin diperlakukan".

"If You Give It, You Will Get It"

Regards,

Afni Wardiah

Agnes Puspita Dewi

Annisa Shinta Dewi

Dwi Syapa’ati Utami

Lidya Oktavia

Hubungan Masyarakat A
APS UI 2013

ARSIP KONVENSIONAL DAN ARSIP MEDIA BARU

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.

Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru

Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer

Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer

Integrated Marketing Communication dan Public Relation

Makalah

Hubungan Masyarakat

Integrated Marketing Communication dan Public Relation

PT Unilever Indonesia

Oleh:

Afni Wardiah (1306476083)

Agnes Puspita Dewi (1306476543)

Annisa Shinta Dewi (1306475704)

Dwi Syapa’ati Utami (1306476335)

Lidya Oktavia (1306476480)

Program Vokasi

Administrasi Perkantoran dan Sekretari

Universitas Indonesia

Depok

2015

KATA PENGANTAR

       Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahnya kelompok kami dapat menyelesaikan Makalah Hubungan Masyarakat ini disusun sebagai salah satu tugas mata kuliah Hubungan masyarakat

      Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini jauh dari sempurna, baik dari segi penyusunan, bahasan, ataupun penulisannya. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun, khususnya dari Dosen mata kuliah Hubungan Masyrakat guna menjadi acuan dalam bekal pengalaman bagi kami untuk lebih baik  di masa yang akan datang.

Depok,20 September 2015

Kelompok 3

BAB I

PENDAHULUAN

1.                  Latar Belakang

PT Unilever Indonesia Tbk didirikan pada 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever dengan akta No. 33 yang dibuat oleh Tn.A.H. van Ophuijsen, notaris di Batavia. Akta ini disetujui oleh Gubernur Jenderal van Negerlandsch-Indie dengan surat No. 14 pada tanggal 16 Desember 1933, terdaftar di Raad van Justitie di Batavia dengan No. 302 pada tanggal 22 Desember 1933 dan diumumkan dalam Javasche Courant pada tanggal 9 Januari 1934 Tambahan No. 3.

Dengan akta No. 171 yang dibuat oleh notaris Ny. Kartini Mulyadi tertanggal 22 Juli 1980, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia. Dengan akta no. 92 yang dibuat oleh notaris Tn. Mudofir Hadi, S.H. tertanggal 30 Juni 1997, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia Tbk. Akta ini  disetujui oleh Menteri Kehakiman dengan keputusan No. C2-1.049HT.01.04TH.98 tertanggal 23 Februari 1998 dan diumumkan di Berita Negara No. 2620 tanggal 15 Mei 1998 Tambahan No. 39.

PT Unilever Indonesia Tbk telah tumbuh menjadi salah satu perusahaan terdepan untuk produk Home and Personal Care serta Foods & Ice Cream di Indonesia. Rangkaian Produk Unilever Indonesia mencangkup brand-brand ternama yang disukai di dunia seperti Pepsodent, Lux, Lifebuoy, Dove, Sunsilk, Clear, Rexona, Vaseline, Rinso, Molto, Sunlight, Walls, Blue Band, Royco, Bango, dan lain-lain.

Sebagai perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial, Unilever Indonesia menjalankan program Corporate Social Responsibility (CSR) yang luas. Keempat pilar program kami adalah Lingkungan, Nutrisi, Higiene dan Pertanian Berkelanjutan. Program CSR termasuk antara lain kampanye Cuci Tangan dnegan Sabun (Lifebuoy), program Edukasi kesehatan Gigi dan Mulut (Pepsodent), program Pelestarian Makanan Tradisional (Bango) serta program Memerangi Kelaparan untuk membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blue Band).

Pemeliharaan kebersihan diri sangat menentukan status kesehatan, dimana individu secara sadar dan atas inisiatif pribadi menjaga kesehatan dan mencegah terjadinya penyakit. Upaya ini lebih menguntungkan bagi individu karena lebih hemat biaya, tenaga dan waktu.
Dalam upaya pemeliharaan kebersihan diri ini, pengetahuan akan pentingnya kebersihan diri tersebut sangat diperlukan. Karena pengetahuan atau kognitif merupakan domain yang sangat penting dalam membentuk tindakan seseorang (Notoatmodjo,1997).

1.1               Rumusan Masalah

a.     Apa pengertian dari mencuci tangan ?

b.     Bagaimana hasil riset dari gerakan mencuci tangan dengan sabun?

c.      Apa dampak yang ditimbulkan apabila tidak mencuci tangan sabun?

d.     Apa yang dimaksud dengan Integrated Marketing Communication ?

e.      Apa yang dimaksud dengan Public Relation?

1.2               Tujuan

a.     Mengetahui pengertian dari mencuci tangan.

b.     Mengetahui macam macam mencuci tangan dengan sabun.

c.      Mengetahui dampak yang ditimbulkan apabila tidak mencuci tangan dengan sabun.

d.     Mengetahui tentang Integrated Marketing Communication.

e.      Mengetahui tentang Public Relation.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Dari Mencuci Tangan

Mencuci tangan adalah salah satu tindakan sanitasi dengan membersihkan tangan dan jari jemari dengan menggunakan air ataupun cairan lainnya oleh manusia dengan tujuan untuk menjadi bersih, sebagai bagian dari ritual keagamaan, ataupun tujuan-tujuan lainnya. Perilaku mencuci tangan berbeda dengan perilaku cuci tangan yang merujuk pada kata kiasan.

Mencuci tangan baru dikenal pada akhir abad ke 19 dengan tujuan menjadi sehat saat perilaku dan pelayanan jasa sanitasi menjadi penyebab penurunan tajam angka kematian dari penyakit menular yang terdapat pada negara-negara kaya (maju). Perilaku ini diperkenalkan bersamaan dengan ini isolasi dan pemberlakuan teknik membuang kotoran yang aman dan penyediaan air bersih dalam jumlah yang mencukupi.

2.2 Hasil Riset Gerakan Mencuci Tangan Dengan Sabun

Mencuci tangan dengan menggunakan sabun terkesan merupakan suatu hal yang sangat sederhana. Hal yang sangat lumrah kita lakukan. Berdasarkan Survei Environmental Service Program (ESP) tentang perilaku masyarakat terhadap kebiasaan mencuci tangan dengan sabun yang dilakukan telah masuk ke hampir seluruh rumah tangga di Indonesia, rata-rata hanya 3% saja yang menggunakan sabun untuk cuci tangan, hanya 12% yang mencuci tangan pasca buang air besar, hanya 9% yang melakukan CTPS setelah membantu buang air besar bayi, hanya 14% CTPS dilakukan sebelum makan, 7% sebelum memberi makan bayi dan 6% sebelum menyiapkan makanan.

2.3 Dampak yang Ditimbulkan Tidak Mencuci Tangan dengan Sabun

Bahwa tangan kita merupakan alat tubuh yang paling efektif untuk digunakan memegang sesuatu, sehingga bisa dibayangkan juga berapa banyak benda-benda yang tersentuh oleh tangan kita setiap hari, misalnya pada kegiatan-kegiatan umum yang disurvei di atas. Jadi jika tangan kita tidak bersih tentu akan sangat berpengaruh terhadap kesehatan, banyak kuman penyakit yang bisa menempel pada tangan dan masuk ke tubuh.

Kemudian mencuci tangan dengan air saja, ternyata juga tidak cukup untuk melindungi seseorang dari kuman penyakit yang menempel di tangan. Terlebih bila mencuci tangan tidak dibawah air mengalir. Walapun tangan bisa saja terlihat bersih tapi kuman yang menempel tidak bisa dihilangkan dengan air saja. Dengan demikian perlu bahan pembersih tambahan yang dapat menghilangkan kuman, yang paling sering kita gunakan dan mudah kita dapatkan tentu adalah sabun. Hanya dengan tindakan sederhana seperti mencuci tangan dengan sabun dapat mencegah berbagai penyakit infeksi seperti diare, cacingan, ISPA, bahkan sampai dengan flu burung juga.

2.4 Integrated Marketing Communication (IMC)

IMC atau yang biasa disebut Komunikasi Pemasaran Terpadu merupakan upaya perusahaan memadukan dan mengkoordinasikan semua saluran komunikasi untuk menyampaikan pesannya secara jelas, konsisten dan berpengaruh kuat tentang organisasi dan produk-produknya.

Menurut American Association of Advertising Agency, IMC adalah “Konsep perencanaan komunikasi pemasaran yang mengkaji peran strategis masing-masing bentuk komunikasi (iklan, sales promotion, PR, direct marketing, dll) dan memadukannya untuk meraih kejelasan, konsistensi dan dampak komunikasi yang maksimal melalui pengintegrasian pesan.” Jika dijabarkan lebih luas maka IMC memiliki pengertian: Pengembangan dan implementasi berbagai bentuk program komunikasi yang bersifat persuasif kepada konsumen secara berkesinambungan.

Karakteristik dari IMC yaitu, berawal dari konsumen, kemudian mempengaruhi perilaku dengan mendorong konsumen untuk bertindak, menggunakan berbagai macam sarana dan saluran untuk menghubungkan perusahaan dengan konsumen, lalu berusaha menjalin hubungan antara branddengan pelanggannya sehingga tercipta sinergi komunikasi pemasaran. Tujuannya adalah untuk mengkomunikasikan value, meningkatkan brand awareness, membangun brand loyalty, mengurangi serangan dari competitor dengan menghadirkan pesan yang unik dan positif sehingga dapat melindungi perang harga di kalangan competitor.

Begitu bermanfaatnya penggunaan strategi IMC bagi suatu organisasi bisnis hingga banyak perusahaan yang menggunakannya untuk mendapatkan hati pelanggan. Manfaat-manfaat yang didapat adalah sebagai berikut:

a.       Membentuk identitas merk yang kuat di pasar dengan mengikat bersama dan memperkuat semua citra dan pesan komunikasi perusahaan.

b.      Mengkoordinasikan semua pesan, positioning dan citra, serta identitas perusahaan melalui semua bentuk komunikasi pemasaran.

c.       Adanya hubungan yang lebih erat antara perusahaan (melalui produk/jasanya) dengan para konsumennya.

2.5 Elemen-elemen Komunikasi

Menurut  Jerome Mc Carthy (1964) bahwa ada 4 elemen penentu keberhasilan produk di pasar,  yaitu dikenal dengan teori 4 P (Product, Price, Place & Promotion).

Terdapat elemen komunikasi pemasaran yang biasa dipakai oleh perusahaan, di antaranya:

a.       Advertising (periklanan)

Segala bentuk komunikasi non-personal melalui berbagai media massa seperti televisi, radio, majalah dan koran mengenai informasi tentang perusahaan, produk, jasa dan lain-lain merupakan pengertian dari periklanan. Elemen komunikasi ini paling banyak digunakan pemasar karena dapat menjangkautarget audience dalam jumlah yang cukup besar.

b.      Direct Marketing (pemasaran secara langsung)

Sebuah aktivitas pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan secara langsung kepada konsumennya, seperti katalog, direct mail, hingga penggunaan manajemen database konsumen, telemarketing, atau pun iklan penjualan langsung melalui direct mail internet dan berbagai media lainnya.

c.       Interactive/Internet Marketing (pemasaran melalui internet)

Internet dapat melakukan semua elemen dari bauran promosi. Selain sebagai media iklan, internet juga dapat menawarkan kupon, kontes, undian online, direct marketing, personal selling bahkan kehumasan, dengan efektif dan efisien.

d.      Sales Promotion

Aktivitas pemasaran yang dilakukan dengan cara memberikan nilai insentif kepada tim penjualan, distributor, atau konsumennya secara langsung untuk mendorong penjualan dengan cepat. Promosi penjualan yang berorientasi dagang ditargetkan untuk penyalur, pengecer atau distributor dalam bentuk bonus, harga khusus, kontes penjualan dan sebagainya.

e.       Publicity/PublicRelations (publisitas/humas)

Komunikasi pemasaran yang menjalankan fungsi manajemen dengan menciptakan dan mengelola image positif perusahaan di mata publik. Biasanya dilakukan dengan cara pengumpulan dana, mensponsori acara khusus, berpartisipasi dalam aktivitas sebuah komunitas dansebagainya.

f.       PersonalSelling 

Aktivitas komunikasi yang dilakukan secara langsung oleh pihak penjual untuk meyakinkan pembeli dalam membeli produk atau jasa yang ditawarkan. Melalui personal selling, penjual dapat memodifikasi pesan komunikasi agar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen serta mendapatkan feedback langsung dari konsumennya.

2.6  Public Relation

Public Relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relation dianggap sebuah proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar organisasi (Coulsin-Thomas, 2002).

Definisi Menurut (British) Institute of Public Relations (IPR) dalam Frank Jefkins (2003:9) PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak.

Menurut International Public Relations Association (IPRA) dalam Rumanti (2005:11), PR merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan (Davis, 2003).

2.7  Fungsi Public Relation

Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut:

a.       Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi).

b.      Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran.

c.       Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.

d.      Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.

e.       Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya ata terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak (Ruslan,1998:3II). 

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Di dalam sebuah perusahaan peran Public Relation (PR) sangat penting untuk citra perusahaan, untuk kemajuan perusahaan di bidang pemasaran tentunya. Integrated Marketing Communication (IMC) memadukan dan mengkoordinasikan semua saluran komunikasi untuk menyampaikan pesannya secara jelas, konsisten dan berpengaruh kuat tentang organisasi dan produk-produknya.

E-PROCUREMENT

Makalah

Sistem Informasi Manajemen

 E-Procurement 

Disusun Oleh:

Dwi Syapa’ati Utami (1306476335)

Heny Rachmawati (1306476146)

Ines Stephanie (1306476051)

Moudy Letifa Azizah (1306475742)

Program Vokasi

Administrasi Perkantoran dan Sekretari

Universitas Indonesia

Depok 2015

Daftar Isi

Cover

Daftar Isi                                                                                                                                2

Bab 1 | Pendahuluan                                                                                                            

1.      Latar Belakang                                                                                                         4

1.1 Tujuan & Manfaat                                                                                                   5

      1.1.1 Manfaat E-Procurement                                                                                 5

      1.1.2 Tujuan E-Procurement                                                                                   6

1.2 Ruang Lingkup                                                                                                         8

Bab 2 | Pembahasan

2. Pengertian E-Procurement                                                                                        10

2.1 The Procurement Role                                                                                             11

      2.1.1 Definisi Supply Chain Management (SCM)                                                  11

      2.1.2 Proses E-Procurement                                                                                     12

      2.1.3 Pengadaan Langsung dan Pengadaan Tidak Langsung                             13

      2.2 Sarana E-Procurement (E-Procurement Tools)                                                      14

            2.2.1 E-MRO                                                                                                             15

            2.2.2 Web Based ERP                                                                                               15

            2.2.3 E-Sourching                                                                                                      15

            2.2.4 E-Tendering                                                                                                     15

            2.2.5 E-Reverse Auctionting                                                                                     15

            2.2.6 E-Informing                                                                                                      16

      2.3 Sistem E-Procurement (E-Procurement Systems)                                                    16

            2.3.1 Supplier-centric E-Procurement System                                                        16

            2.3.2 Neutral E-Marketplaces                                                                                  17

            2.3.3 End to End Electronic Document                                                                   17

            2.3.4 Buyer-centric E-Procurement System                                                            18

      2.4 Prinsip-Prinsip E-Procurement                                                                               18

2.5 Proses E-Procurement                                                                                              20

2.6 Cakupan Sistem E-Procurement                                                                             21

2.7 Dasar Hukum dan Peraturan Terkait Sistem E-Procurement                             23

2.8 Arsitektur Sistem E-Procurement                                                                           25

Bab 3 | Penutup

3. Kesimpulan                                                                                                                  27

Daftar Pustaka                                                                                                                      28

Lampiran                                                                                                                               29

Bab 1 | Pendahuluan

1.     Latar Belakang

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini sangat bertumbuh pesat, hal tersebut dimanfaatkan oleh pemerintah maupun pihak swasta dalam mempermudah persediaan barang/jasa yang diperlukan. Serta keinginan berinovasi meningkatkan kinerja dengan memanfaatkan internet dalam mendukung proses bisnis. Pentingnya penggunaan internet sebagai kesempatan untuk mengubah pola bisnis yang konvensional ke bisnis elektronik (e-business) agar lebih efektif dan efisien, salah satu contoh penerapan e-business adalah dengan adanya e-procurement, yang mampu mengatasi masalah pengadaan material dan mempermudah hubungan dengan supplier.

Pemerintah telah memberikan perhatian serius  terkait dengan proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang ditandai dengan dikeluarkannya Kepres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dengan adanya Kepres tersebut membuat proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih efektif, efisien, terbuka, bersaing, transparan, adil dan akuntabel. Selama ini pengadaan pemerintah yang dilakukan secara konvensional, memiliki banyak kelemahan seperti kurangnya transparansi, karena tidak memberi informasi menyeluruh pemasok potensial kepada unit pengadaan. Pengadaan konvensional juga tidak menyediakan mekanisme pengawasan kepada khalayak umum. Akibatnya persaingan menjadi terbatas, dampak terhadap pertumbuhan ekonomi menjadi melemah. Ruang lingkup kompetisi yang terbatas dan prosedur pengawasan yang lebih ketat membuat proses pengadaan menjadi kurang efisien, yang akhirnya membuat waktu pengiriman (delivery time) menjadi lebih lama dan biaya menjadi lebih mahal, baik bagi pemerintah maupun bagi pemasok. Kekurangan dari sisi efisiensi dan transparansi, membuat pengadaan pemerintah kurang berfungsi sebagai perangkat untuk memajukan pembangunan, mengingat operasi pengadaan yang ada mengurangi efektivitas program dan proyek pemerintah serta kurang berkontribusi terhadap produktivitas dan pertumbuhan yang seimbang.

Padahal pengadaan barang atau jasa pemerintah merupakan salah satu dari 3 komponen utama sistem pendukung manajemen pembangunan nasional sebagaimana dinyatakan pada Bab XI RPJMN 2010-2014. Untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMN tersebut, untuk bidang perencanaan pembangunan, data dan statistik, serta kebijakan pengadaan barang dan jasa publik diarahkan untuk mewujudkan :

a.       Rencana Pembangunan Nasional (RPJMN dan RKP) yang berkualitas.

b.      Data dan informasi statistik yang lengkap, akurat, dan tepat waktu di seluruh bidang pembangunan serta meningkatnya pelayanan bagi pengguna data statistik.

c.       Proses pengadaan barang dan jasa publik di lingkungan instansi pemerintah secara transparan, akuntabel, adil dan efisien, serta menurunnya praktik penyimpangan atau KKN.

Aplikasi e-procurement atau disebut Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) telah diimplementasikan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) pada 394 LPSE di 225 instansi di seluruh Indonesia. Penyelenggaraan e-procurement di Indonesia didukung oleh adanya kebijakan penerapan e-procurement dalam PP No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan terbitnya UU ITE No. 11 Tahun 2008 menguatkan peran teknologi informasi dan komunikais dalam pelayanan publik. Teknologi juga diharapkan dapat menghadirkan berbagai inovasi untuk meningkatkan kualitas pemerintah dalam melayani masyarakat umum, masyarakat bisnis, dan juga sesama lembaga pemerintah. Pengadaan secara elektronik (e-procurement) bagi pemerintah diharapkan tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga memberikan efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya transaksi  yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek.

1.1 Tujuan & Manfaat

1.1.1 Manfaat E-Procurement

Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang.

Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.

Suatu sistem pengadaan (termasuk e-procurement) sebaiknya diintegrasikan dengan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) atau sistem pengolahan permintaan barang yang digunakan.. Integrasi antara sistem pembelian dan keuangan juga dipandang sebagai kendala yang paling penting untuk pemilihan sistem. Ini juga berdampak langsung pada tingkat penghematan proses dan sifat dari diterapkannya sistem.

1.1.2 Tujuan E-Procurement

Tujuan yang dicapai oleh Pemerintah dengan mengimplementasikan program E-Procurement :

a.       Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa pemerintah.

b.      Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah

c.       Memudahkan sourcing dalam memperoleh data dan informasi tentang barang/jasa dan penyedia barang/jasa.

d.      Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat

e.       Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa.

f.       Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang/jasa.

g.      Menciptakan situasi yang kondusif  bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi online untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

Sedangkan manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pelaksanaan E-Procurement adalah sebagai berikut :

a.       Meminimalisasi faktor kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan barang/jasa.

b.      Meminimalisasi kecurigaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa.

c.       Membantu proses pengendalian administrasi proyek terutama pada proses pengadaan barang/jasa.

d.      Memudahkan bagi peserta lelang untuk mengikuti semua tahapan lelang sesuai regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet).

e.       Memberi keadilan bagi seluruh peserta lelang baik peserta dari penyedia barang/jasa dengan kualifikasi kecil atau non kecil.

James E. deMin dari Infonet Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut :

a.       Untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.

b.      Untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut.

c.       Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.

d.      Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.

e.       Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.

f.       Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

g.      Untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.

h.      Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.

i.        Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.

1.2  Ruang Lingkup

Sistem pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk salah satu kegiatan yang memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, melalui sistem pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik (e-procurement). Sistem ini memungkinkan para penyedia jasa untuk mendapatkan data dan informasi secara cepat dan akurat tentang keberadaan proyek-proyek pemerintah, Serta akan terkoneksi (online) dengan para panitia pengadaan saat mengikuti proses lelang. Sebuah terobosan menuju efisiensi, efektivitas, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, serta akuntabel, sebagaimana yang dituntut oleh Keppres Nomor 80 Tahun 2003 dan perubahan-perubahannya. Bagi para pengusaha bisnis jasa pelaksana konstruksi sendiri, e-Procurement akan mengiringi perusahaan menjadi lebih mandiri dan profesional. Di samping itu, sistem e-procurement diharapkan akan mempercepat arus transfer data dan memperluas jaringan informasi elektronis ke seluruh wilayah Indonesia.

Pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-Procurement adalah sistem pengadaan barang/jasa yang proses pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Sistem aplikasi serta layanan pengadaan elektronik disediakan oleh LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) Nasional yang bertindak sebagai koordinator. Ruang lingkup e-Procurement meliputi e-Lelang Umum (e-Regular Tendering), e-Lelang Penerimaan (e-Reverse Tender), e-Pembelian (e-Purchasing), e-Penawaran Berulang (e-Reverse Auction) dan e-Seleksi (e-Selection). Metode pemilihan penyediaan barang/jasa secara elektronik yang sudah digunakan saat ini adalah e-Lelang Umum. Metode pemilihan lainnya akan diterapkan secara bertahap sesuai dengan pengembangan sistem dan aplikasi pengadaan secara elektronik serta kerangka hukum yang memayunginya.

E-Lelang Umum adalah pelelangan umum yang dilaksanakan untuk mendapatkan barang/jasa. Tujuannya adalah untuk mendapatkan penyediaan jasa dengan harga penawaran terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan. Salah satu unsur penting dalam e-procurement adalah lintas pertukaran dokumen. Karena sifatnya adalah data elektronik, maka lintas data tentu saja mempergunakan media elektronik berbasis web/internet. Untuk menjamin keamanan dokumen penawaran yang dikirim oleh peserta pengadaan, telah dipersiapkan aplikasi pengaman dokumen (Apendo) yang digunakan untuk melakukan enkripsi dan dekripsi dokumen.

Bab 2 | Pembahasan

2. Pengertian E-procurement

E-procurement merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. E-procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online supaya lebih efisien dan efektif. E-procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya. Menurut Kalakota et al (2001), procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan aktivitas mendapatkan barang meliputi pembelian, juga kegiatan logistic ke dalam seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Procurement atau pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian yang selama ini dipandang oleh sebagian banyak orang. Kalakota menyebutkan e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.  Sedangkan  Chaffey (2007) e-procurement adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberin hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran antara pembeli dengan pemasok. Menurut Neef Dale (2001), e-procurement adalah aplilasi sistem informasi untuk mengkoordinaikan proses pembelian pengiriman, pengelolaan inventory, pemilihan supplier, dan proses persetujuan dari bisnis penting dengan organisasi yang berkaitan dengan memanfaatkan internet atau intranet. e-Procurement menjadi alat bantu efektif untuk mengurangi korupsi. Kalakota menggambarkan Manajemen e-procurement melalui diagram sebagai berikut :

Situs web e-procurement mengijinkan penggunaan yang memenuhi syarat dan telah mendaftar untuk menjadi pembeli atau penjual barang atau jasa. Bergantung pada pendekatan, pembeli atau penjual dapat menentukan harga tau mengajukan penawaran. Saat pelanggan menajukan penawaran, pelanggan dapat mengkualifikasikan jumlah diskon atau penawaran khusus yang ditawarkan. e-Procurement diharapkan dapat terintegrasi dengan trend komputer mendatang, yaitu manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management)

2.1 The Procurement Role

Dalam pembahasaan kali ini, Procurement disajikan sebagai suatu proses Supply Chain Management (SCM).

2.1.1  Definisi Supply Chain Management (SCM)

Dalam supply chain management, bahan atau produk mengalir dari hulu ke hilir, sementara informasi mengalir di kedua arah (Gambar). Proses pengelolaan sistem pasokan inilah yang disebut sebagai manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management).

Menurut Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP, 2008), SCM meliputi perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan yang terlibat dalam sumber dan pengadaan (Procurement), konversi (conversion), dan semua kegiatan manajemen logistik. Hal ini juga mencakup koordinasi dan kolaborasi dengan mitra saluran, seperti pemasok, perantara, penyedia layanan pihak ketiga, dan pelanggan.

2.1.2 Proses E-Procurement

Proses pembelian generik dapat dilihat pada gambar. Biasanya melibatkan seluruh atau sebagian dari kegiatan yang disajikan. Dalam permintaan fitur teknis pasokan, kuantitas dan pengiriman kondisi ditentukan. Perusahaan selanjutnya mencari pemasok paling memadai. Pemilihan pemasok didasarkan pada kualitas dan harga dari tawaran yang diterima dan akhirnya pemasok yang dipilih mempersiapkan dan memberikan barang / jasa dan mengirimkan faktur.

Pengadaan (procurement) lebih dari sekedar membeli (purchasing). Gerson (1999) mendefinisikan pengadaan (procurement) sebagai "seluruh proses akuisisi dari pihak ketiga dan mencakup barang, jasa dan proyek konstruksi. Proses ini mencakup seluruh siklus hidup dari konsep awal dan definisi kebutuhan bisnis hingga akhir masa manfaat aset atau akhir kontrak layanan. Dengan demikian, Gershon memberikan definisi lengkap tentang Pengadaan (procurement). Namun, dia tidak menyebut apa-apa tentang pentingnya strategis fungsi pengadaan (procurement).

Pengadaan (procurement) telah menjadi sumber strategis bagi perusahaan untuk bersaing, karena sebagian besar perusahaan menghabiskan antara 50 sampai 80 persen dari penjualan atas barang dan jasa (Cammish, Keough, 1991). Perusahaan perlu strategi dalam memperoleh bahan/produk dan jasa yang akan meningkatkan kemampuan mereka untuk mencapai tingkat kualitas yang tinggi, pengiriman cepat dan penghematan biaya untuk melebihi kebutuhan pelanggan (Carr, Pearson, 1999). Dengan demikian, pengadaan (procurement) mencakup semua siklus pembelian produk atau layanan dan memainkan peran strategis, baik dengan dampak keuangan yang tinggi atau dengan pelayanan sebagai masukan/pemasok untuk semua produksi perusahaan.

2.1.3 Pengadaan Langsung dan Pengadaan Tidak Langsung (Direct and Indirect Procurement)

Minahan dan Degan (2001) membagi pengadaan (procurement) ke dalam tiga kategori, yaitu:

a.       Pengadaan tidak langsung: Termasuk pengadaan barang dan jasa seperti perlengkapan kantor, percetakan, periklanan dan tenaga kerja kasual non-produksi.

b.      Pengadaan langsung: Termasuk pengadaan bahan baku, bagian dan rakitan.

c.       Sourcing: Identifikasi, evaluasi, negosiasi produk dan pasokan untuk kedua rantai pasokan (pengadaan langsung dan tidak langsung)

Pengadaan langsung dianggap penting untuk memiliki kinerja yang baik dan memiliki hubungan dekat dengan pemasok. Harga dalam pengadaan langsung dan menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok adalah faktor yang paling penting untuk dipikirkan. Selain itu, proses pembelian lebih sulit dikontrol, karena tingginya tingkat "maverick" pembelian (pembelian dilakukan dari karyawan tunggal tanpa menggunakan perusahaan resmi bidang pemasokan), yang rata-rata dapat mencapai hingga 40% dari total pasokan tidak langsung (Poole , DURIEUX, 1999). Fenomena ini dapat mengurangi dan menunda kemungkinan bagi perusahaan untuk mengeksploitasi ekonomi pembelian yang biasanya diperoleh untuk pengadaan barang langsung.

Dedrick (2008) menganalisis penggunaan e-Procurement dengan jenis barang yang dibeli dan jumlah pemasok dalam rantai pasokan. Menurut Dedrick (2008) penggunaan e-Procurement dikaitkan dengan pembelian dari banyak pemasok untuk barang kustom sedangkan dari sedikit pemasok untuk barang komoditas.

Peran pengadaan dan penggunaan sistem informasi yang besar untuk melakukan e-Procurement dianalisis oleh Hawking et al. (2004) dan disajikan dengan hasil survey dari 38 organisasi besar di Australia. Hasil utama menunjukkan bahwa pengadaan langsung sangat tergantung pada praktek-praktek tradisional sementara pengadaan langsung lebih cenderung menggunakan "e" praktek.

2.2 Sarana E-Procurement (E-Procurement Tools)

E-Procurement dipandang sebagai solusi dari ujung ke ujung yang terintegrasi dan memiliki banyak arus proses pengadaan horizontal dalam organisasi. Siklus kerja e-Procurement dapat dilihat pada gambar.

 Solusi dari ujung ke ujung menawarkan fungsionalitas yang kuat dan kaya. Namun, industri dan analisis akademis menunjukkan bahwa model ideal ini jarang dicapai dan implementasi e-Procurement umumnya melibatkan campuran alat yang berbeda (Vaidya et al., 2006). Boer et al. (2002) mengidentifikasi dan menggambarkan enam bentuk e-Procurement yang terkait dengan siklus hidup mereka, yaitu:

2.2.1 E-MRO

Electronic Maintenance Repair and Operations (e-MRO) fokus pada proses menciptakan dan menyetujui permintaan resmi dalam membeli, menempatkan pesanan dan menerima barang atau jasa, memerintahkan untuk menggunakan sistem perangkat lunak berbasis pada teknologi internet. Lebih jauh, sistem perangkat lunak untuk e-MRO umumnya tersedia bagi semua karyawan dalam menempatkan permintaan pembelian.

2.2.2 Web Based ERP

Mirip dengan e-MRO. Perbedaan antara keduanya adalah e-MRO berhubungan dengan MRO item, sedangkan web based ERP berhubungan dengan item produk terkait.

2.2.3 E-Sourcing

E-sourcing adalah proses mencari pemasok baru dengan menggunakan internet atau lebih spesifik. Mengidentifikasi sumber-sumber baru pasokan dan meningkatkan kekuatan kompetitif selama proses tender. Berlangsung pada saat proses pengadaan.

2.2.4 E-Tendering

E-tender adalah proses pengiriman Permintaan untuk pertukaran (Request for exchange) kepada pemasok dan menerima tanggapan menggunakan Internet. Kadang-kadang analisis dan perbandingan respon juga didukung oleh solusi (Boer et al., 2002). Data mengenai e-tender difokuskan pada produk atau jasa.

2.2.5 E-Reverse Auctioning

E- Reverse auctioning memungkinkan perusahaan untuk membeli barang dan jasa dari pemasok yang memiliki harga terendah atau kombinasi harga termurah maupun kondisi lain melalui internet. Lelang paling sering diperdagangkan secara real-time dan berakhir pada upaya penutupan antara pembeli dan pemasok. Berlangsung di tahap negosiasi dalam proses pengadaan.

2.2.6 E-Informing

E-Informing adalah bagian dari e-Procurement yang tidak melibatkan transaksi atau hubungan off. E-Informing sulit untuk disambungkan ke satu fase tunggal dalam proses pengadaan. Hal ini dapat terjadi di mana saja dalam proses pengadaan.

2.3 Sistem E-Procurement (E-Procurement Systems)

Kim dan Shunky (2004) mempertimbangkan sistem e-Procurement sebagai sistem internet perdagangan, yang terletak di pemasok, pihak ketiga atau pembeli, dengan kategorisasi berikut:

2.3.1 Supplier-centric E-Procurement Systems

Penjual membuat situs internet mereka sendiri yang memungkinkan sejumlah pembeli untuk mencari dan membeli produk secara online dan secara real-time. Tanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara katalog elektronik terletak pada penjual. Dalam banyak hal, model ini adalah metode untuk menjual daripada membeli, kecuali jika pasar memberikan kesempatan signifikan bagi pembeli untuk membeli barang secara online dari seluruh dunia (Neef, 2001).

2.3.2 Neutral e-Marketplaces

Neutral e-Marketplaces memungkinkan kolaborasi dan berbagi data di dalam atau di industri. Organisasi memberikan kriteria yang menarik dalam membeli dan menjual dengan alasan yang berbeda. Untuk pembeli organisasi menyediakan permintaan agregasi, memungkinkan perbandingan pemasok dengan cepat dan mudah, dan memungkinkan pelaporan kegiatan, sumber strategis, dan sebagainya. Di sisi menjual, organisasi menyediakan penerbangan murah pengantar pelanggan, manajemen kapasitas yang lebih baik dan manajemen persediaan yang efisien melalui permintaan agregasi. Organisasi juga menyediakan analisis yang membantu pemasok untuk lebih memposisikan produk di pasaran (Rajkumar, 2001).

2.3.3 End to end Electronic Document (message exchange systems)

Pada tahap awal dari e-commerce dari pertengahan 1990-an, perusahaan terkemuka yang didirikan koneksi extranet dengan pemasok dan pelanggan mereka. Banyak perusahaan yang benar-benar menjalankan lebih dari satu extranet dan menggunakan portal perusahaan, yang menggabungkan extranet sehingga memberikan satu titik masuk terintegrasi untuk interaksi antara perusahaan besar dan mitra kerja, memberikan beberapa layanan seperti pembelian, penjualan atau menginformasikan (Rosson, 2000).

Sistem pertukaran dokumen elektronik atau pesan yang ditetapkan untuk pemesanan barang langsung dan tidak langsung di bawah pengaturan kontrak yang dinegosiasikan. Sistem-sistem juga telah disiapkan untuk fax, e-mail, dan surat tradisional untuk mengirimkan pesanan pembelian, faktur dan pembayaran serta untuk permintaan untuk kutipan, proposal atau informasi pertukaran untuk negosiasi bilateral langsung atau penawaran dengan pemasok dalam lingkungan end-to-end aman yang ditetapkan sebelumnya.

2.4.4 Buyer-centric e-Procurement systems

Dalam sistem Buyer-centric e-Procurement systems, pembeli mempertahankan katalog dan database pemasok beberapa barang dan jasa, dan bertanggung jawab untuk mengintegrasikan semua transaksi dalam pembelian dan sistem keuangan perusahaan.

2.4 Prinsip-prinsip E-procurement

a.       At the right place.

E-procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.

b.      Delivered at the right time.

E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.

E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.

c.       Are of the right quality.

E-procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.

d.      Of the right quantity.

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.

e.       From the right source.

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya

2.5 Proses E-Procurement

e-Procurement process menurut Tuban (2008) dibagi menjadi 2 proses, yaitu pre-purchase dan after purchase activities dengan aktivitas yang berbeda. Dalam pre-purchase activities terdapat 5 sub aktivitas, yaitu:

a.       Search vendor and products : pecarian vendor dan produk oleh perusahaan, aktivitas pencarian ini bisa di dapat melalui e-catalogs, brosur, atau melalui telepon.

b.      Qualify vendors : memilih vendor mana yang kira-kira dapat diajak bekerjasama dengan melakukan research keungan, stabilitas dari vendor tersebut.

c.       Select a market mechanism : kemudian perusahaan memilih mekanisme pasar yang akan mereka sepakati, dapat menggunakan sistem tender.

d.      Compare and negotiate : kemudian perusahaan melakukan negosiasi dan membandingkan harga, kualitas dari produk yang dimiliki vendor.

e.       Make a purchase : kemudian perusahaan akan melakukan pembelian terhadap produk atau tender yang telah dinegosiasikan harganya.

Sedangkan dalam after purchase activities terdaapat 3 sub aktivitas, yaitu :

a.       Initiate a purchase order (PO) :  melakukan order pembelian dengan mengisi electronic for, atau for berupa kertas.

b.      Arrange a pick – up or receive (shipment) : kemudian diakukan pengantaran pesanan oleh vendor tersebut.

c.       Make payment : perusahaan melakukan pembayaran terhadap vendor, dengan mentransfer sejumlah uang sesuai dengan total harga pembelian.

Tuban menggambarkan e-procurement proses seperti berikut :

2.6 Cakupan Sistem e-Procurement

Menurut electronic procurement within the public secor or government (e-GP) yang didukung oleh The World Bank, The Inter-American Development Bank dan The Asian Development Bank, pengadan barang itu mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, kemudian melakukan proses pemilihan rekanan (dengan pilihan tendering atau purchasing), melaksanakan kontrak, serah terima barang/jasa hingga sampai masa jaminan barang/jasa selesai. Digambarkan sebagai berikut :

Pada pemerintahan, direktorat e-procurement dalam melaksanakan tugasnnya melaksanakan fungsi :

a.       Pengembangan sistem dan strategi pengembangan e-procurement

b.      Penyusunan pedoman, standar dan manual e-procurement

c.       Pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik (LPSE) NASIONAL

d.      Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi pengembangan sistem, pelaksanaan dan penyusunan pedoman, standar dan manual sistem e-procurement serta pembinaan unit layanan.

e.       Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi pengembangan sistem, pelaksanaan dan penyusunan pedoman, standar dan manual sistem e-procuement serta pembinaan unit layanan.

f.       Pelaksanaan sosialisasi, pemantauan, dan penilaian kinerja pelaksanaan pedoman, standar dan manual e-procurement.

Cakupan e-procurement terhadap interaksi bisnis pengadaan nasional :

Tujuan sistem e-procurement

a.       Mewujudkan pengadaan nasional yang kredibel dan menyejahterakan bangsa

b.      Melakukan otomatisasi dan transformasi di bidang pengadaan barang dan jasa

2.7 Dasar Hukum dan Peraturan Terkait Sistem e-Procurement

a.       Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Pada angka 15 strategi 3 – memanfaatkan teknolgi informasi secara optimal. Disebutkan bahwa “Pengembangan aplikasi dasar seperti e-billing, e-procurement, e-reporting yang dapat dimanfaatkan oleh setiap situs pemerintah untuk menjamin keandalan, kerahasiaan, keamanan, dan interoperabilitas transaksi informasi dan pelayanan publik.

b.      Peraturan Presiden No. 5 tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah 2010-2014. Dalam rangka meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan barang dan jasa ini perlu dilakukan beberapa upaya, seperti (i) mendorong penyusunan rencana pengadaan barang/jasa melalui aplikasi yang terintegrasi dengan pengusuluan anggaran, (ii) pemantauan terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa agar sesuai dengan rencana, serta (iii) mendorong pelaksanaan e-procurement di seluruh instansi pemerintah pusat dan daerah. Jika ketiga hal ini dilakukan, diharapkan dapat terwujud efisiensi dan efektivitas anggaran negara dalam pengadaan barang/jasa.

c.       Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 tentang pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengatur Ketentuan umum Pengadaan Secara elektronik pada pasal 10,107, dan 108.

d.      UU No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pada pasal 5 disebutkan bahwa Informasi Elektronik dan atau Dokumen Elektronik dan atau hasil cetaknya merupakan ala bukti hukum yang sah; informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dan atau hasil cetaknya merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Pada pasal 11 disebutkan bahwa “tanda tangan elektronik memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah”.

e.       UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Muatan/substansi yang mendukung sesuai bunyo pasal 2 ayat 11, yaitu  setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik.

f.       UU No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Kehadiran undang-undang tersebut semakin menegaskan pentingnya menghadirkan pelayanan publik yang berkualitas. Oleh karena itu, teknologi informasi dapat berperan meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparan, dan akuntabilitas penyelenggaraan publik.

2.8 Arsitektur Sistem e-Procurement

Bagan diatas merupakan sistem e-procurement yang dikelola oleh LKPP dan beberapa informasi tidak dibagikan kepada instansi lain. Sedangkan data yang dikelola oleh masing-masing instansi perlu dibagikan ke instansi lain dan LKPP.

Portal INAPROC menjadi delivery channel pengadaan barang/jasa pemerintah dan gerbang utama bagi para pihak yang ingin mengakses informasi terkait pengadaan atau terlibat dalam proses pengadaan itu sendiri. Arsitektur aplikasi LKPP ke depan berbasiS SOA (Service Oriented Architecture) yang nantinya akan memudahkan dalam interoperabilitas antar sistem, bahkan antar modul, seperti pertukaran layanan atau service dan data. Hal ini untuk memudahkan pengelolaan dan menjaga kinerja sistem.

Bab 3 | Penutup

3. Kesimpulan

E-procurement atau disebut juga sebagai Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. Dengan adanya e-procurement, proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih efektif, terbuka, bersaing, adil akuntabel, meningkatkan transparansi, juga memberikan efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya transaksi  yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek.

 E-procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya. Memang dibutuhkan investasi untuk menjalankan e-procurement. Namun akan memberikan profit pada perusahaan jika diaplikasikan dengan benar dan menjalankan prinsip-prinsip e-procurement.

Daftar Pustaka

1.      https://books.google.co.id/books?id=pTA_WAh3aXEC&pg=PA251&dq=ruang+lingkup+e-procurement&hl=en&sa=X&ved=0CBsQ6AEwAGoVChMI7aat-bmmyAIVx76OCh0gIA5e#v=onepage&q=ruang%20lingkup%20e-procurement&f=false

2.      http://e-dokumen.kemenag.go.id/files/6QmYuc3F1305030335.pdf

3.      http://eproc.pln.co.id/

4.      http://www.antam.com/index.php?option=com_content&task=view&id=382&Itemid=178&lang=id

5.      http://www.academia.edu/6608686/E-procurement

6.      www.academica.edu/4873855/Implementasi_e-procurement_inovasi_pelayanan_publik_sebagai

7.      https://books.google.co.id/books?id=pTA_WAh3aXEC&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false

8.      https://www.academia.edu/2983916/Electronic_procurement_dealing_with_supplier_adoption

LAMPIRAN

E-Procurement sebagai Dukungan Good Corporate Goverment

Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PLN menyusun tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan perusahaan. Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil, responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.

Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.

E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.

Ruang lingkup eProc PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management (SCM) System, Portal e-Proc PLN. Pada kebutuhan Cataloging Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PLN, pengadaan barang/jasa melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal eProc merupakan usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal eProc, dan menjadi pusat penyedia informasi.

Selama tahun 2005-2008, eProc mencatat saving sebesar 4,56% terhadap realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008 dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya. Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap Realisasi RAB.

Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui eProc PLN dimana harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi eProc PLN merupakan representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga implementasi eProc nanti dapat dijadikan acuan (benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.

"e-PROCUREMEN PT.PLN (PERSERO) adalah salah satu program yang sangat membantu PLN, untuk mendukung implementasi

GCG dalam mewujudkan transparansi, control, keadilan

(fairness), penghematan biaya dan mempercepat

proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan

pada gilirannya meningkatkan Citra Perusahaan"

E-Procurement PLN Siap Menjadi Pusat Layanan Procurement di Indonesia

Dalam perkembangannya, eProc PLN menjadi aplikasi yang mampu mendukung pelaksanaan perwujudan kinerja yang lebih baik kalangan internal PLN. Penghematan Realisasi HPS terhadap Total RAB dan Total HPS merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan aplikasi tersebut. Dari sisi publikasi pengadaan di media cetak, eProc mampu memberikan kontribusi yang baik dengan memberikan penghematan sebesar Rp.6,6 Milyar per tahun dengan rata-rata pengadaan per tahun adalah 660 buah dan rata-rata biaya publikasi per pengadaan adalah Rp.10 Juta.

Dengan adanya pertumbuhan user pada tahun 2008, yakni lebih dari 12000 user eksternal (calon penyedia barang/jasa), dan 4000 diantaranya yang masih dilakukan verifikasi, terdapat peluang bisnis yang mampu menjadikan sistem dan aplikasi tersebut sebagai salah satu profit center dari PT. PLN (Persero). Di antaranya adalah :

· Iklan tetap di portal E-Procurement (corporate advertising or marketing) dengan prediksi pertumbuhan user adalah 20% per tahun hingga tahun 2011;

· SMS Mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses pengadaan, hingga penunjukan pemenang;

· Bekerja sama dengan situs pencarian informasi (dengan jumlah hit 20.000 per hari dengan prediksi pertumbuhan hit adalah 10% per tahun hingga 2011), serta mewujudkan konsep marketplace.

Portal tersebut juga dapat di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus membangun jaringan infrastruktur dan aplikasi terlebih dahulu, hanya dengan melakukan kerja sama dengan PT.PLN (Persero) dalam menyediakan layanan tersebut agar mampu mewujudkan efisien pengelolaan pengadaan barang/jasa. Hal tersebut merupakan modal untuk mengembangkan eProc PLN jadi lebih baik.

Jika aplikasi eProc sudah bisa menjadi salah satu profit center dari PT.PLN (Persero), maka tidak menutup (Persero), maka tidak menutup kemungkinan bisa dikembangkan untuk menjadi Unit Bisnis atau Anak Perusahaan dari PT.PLN (Persero) yang mampu mengelola seluru proses bisnis e-commerce internal dan beberapa bagian bisnis eksternal.

(Tim eProc PLN—eP&PNA).

Penerapan E-Procurement di PT ANTAM (Persero) Tbk

Struktur biaya operasi ANTAM didominasi oleh material dan biaya layanan. Dengan demikian ada kebutuhan untuk sinergi dan kerjasama antara ANTAM dan mitranya dan pemasok untuk menyediakan produk dan jasa yang memenuhi produk ANTAM persyaratan mutu pada saat yang tepat, di lokasi yang tepat dan dengan biaya serendah mungkin untuk membantu ANTAM memperoleh salah satu misi perusahaan untuk beroperasi secara efisien dan untuk mempertahankan daya saing dalam industri pertambangan.

Salah satu upaya yang dilakukan oleh ANTAM untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan adalah dengan meningkatkan manajemen rantai suplai (SCM) melalui penggunaan teknologi informasi.

Solusi e-procurement dirancang sebagai alat untuk ANTAM kelompok Supply Chain Management untuk mengelola pengadaan yang sejalan dengan Keputusan Direktur No. 13.K/92/DAT/2013.

Konsep e-procurement adalah proses SCM di mana semua proses seperti persetujuan dan verifikasi dilakukan secara elektronik dan secara otomatis dalam rangka menciptakan sebuah komunikasi yang transparan antara semua pihak yang terlibat dalam proses SCM (seperti pengguna, mitra dan pemasok). Diharapkan bahwa implementasi e-procurement akan menciptakan proses pengadaan barang dan jasa yang adil dan transparan.

PT ANTAM (Persero) Tbk berharap kerja sama penuh dan dukungan dari semua pemasok barang dan jasa untuk selalu mengikuti ketentuan lain dan bersaing secara adil dan tidak untuk melakukan transaksi spekulatif di fasilitas e-procurement.