Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas
berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan
dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru
Kekurangan
Arsip Konvensional, diantaranya :
- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
Kelebihan
Arsip Konvensional, diantaranya :
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer
Kelebihan
Arsip Media Baru, diantaranya
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan
Arsip Media Baru, diantaranya
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer
Tidak ada komentar:
Posting Komentar